Promoción de un congreso
¿Cómo comunicar sobre su congreso antes, durante y después?
2 Objetivos a lograr:
- El número de asistentes
- Participación financiera suficiente para lograr al menos un presupuesto equilibrado
Para lograrlo, es importante promocionar eficazmente su conferencia y aplicar técnicas de marketing similares a las utilizadas para el lanzamiento de un producto. Deberá determinar los medios, las fechas de distribución y el tipo de información más adecuados según su público objetivo y el país al que desea llegar.
Seguramente tendrá otros congresos en competencia. Por lo tanto, es esencial hacer que el congreso sea lo más interesante posible eligiendo temas, fechas y un lugar que se adapte a todos. Todo debe presentarse correctamente.
Es importante optimizar tu promoción en función del presupuesto que tendrás destinado para la misma y adaptarla en función de los resultados obtenidos (participación de patrocinadores, inscripciones, etc.)
También debemos asegurarnos de que todos participen en el comité organizador y determinar claramente las funciones de cada uno.
Creación de documentos
- Un paquete de presentación para el congreso (proveedores de servicios, patrocinadores, organizador, difusión de información práctica, etc.)
- Creación de una carta gráfica para garantizar la coherencia de todos los documentos del congreso (programa, cartas de motivación, etc.)
- Validación del programa en papel y validación por personas externas al congreso. Se debe hacer hincapié en las fechas, direcciones y encabezados.
- Haga que alguien ajeno al comité organizador rellene el borrador del formulario de inscripción a modo de prueba.
- Primer anuncio (fecha, lugar, temas) para la atención de los posibles delegados.
- Ficha expositor/patrocinador con información comercial
- Programa preliminar que incluye toda la información necesaria para el registro de los participantes (inscripción, acompañante, resumen de la convocatoria, reserva de hotel, etc.)
- Programa final
- Los recordatorios deben planificarse regularmente para llegar a la mayor cantidad de personas posible.
- Una tasa de registro del 10% en comparación con el envío de correos en papel es completamente correcta.
Envío de documentos para su congreso
- Creación de una ficha por público objetivo (congresistas, patrocinadores, participantes, [...])
- Compra, alquiler o fusión de ficheros existentes (miembros de una asociación, personas que ya han participado en el congreso...)
- Validación de archivos
- Imprimir una carta personalizada
- Sobre y envío de documentos
- Teléfono de contacto si es necesario
- enviando un correo electrónico
- El envío de documentos debe ser escalonado y, si es posible, enviarse en un momento apropiado para el público objetivo (por ejemplo, no enviar documentos a los asistentes a la conferencia en agosto).
- Es fundamental mantener su base de datos actualizada; en promedio, se estima que una base de datos contiene entre un 20 % y un 30 % de direcciones incorrectas después de un año. Para garantizar que nuestra base de datos se mantenga actualizada, procesamos cada devolución (llamamos para averiguar quién reemplazó al empleado saliente y también para averiguar dónde se ha ido el gerente original).
- Inserción en el archivo de direcciones incorrectas para probar la devolución, y de una dirección personal para verificar cualquier uso incorrecto del archivo.
Página web
Crear un sitio web es esencial para su conferencia. Le permite difundir información actualizada (horario, lugar, fecha, acceso, programa, alojamiento, programa social, detalles de inscripción, etc.) a nivel mundial a un precio muy bajo (con Meeting-Web-Solutions, los precios parten de 999 €). Además, un sitio web también le permite ofrecer la inscripción y el pago en línea, así como la reserva de hotel mediante pago en línea.
Esto le ahorra mucho tiempo en la gestión de sus registros de conferencias.
Plan de medios
Utilizar la prensa profesional para promocionar su congreso y utilizar sus medios de comunicación oficiales puede ser una ventaja considerable.
Negociación de intercambios con los medios de comunicación: Publicidad gratuita en sus medios de comunicación a cambio de presencia in situ durante su congreso (en forma de distribución de periódicos, inserción publicitaria u otros)
Envío periódico de comunicados de prensa.
Si los recursos lo permiten, un especialista podrá manejar su plan de medios según un enfoque profesional.
Uso de socios para transmitir información del congreso e involucrarlos
Los expositores y patrocinadores pueden enviar el programa y el formulario de inscripción. Pueden ser de gran ayuda, ya que el comité científico se encuentra presente. Además, tienen un gran interés en lograr una buena participación, por lo que es importante involucrarlos al máximo.
Las federaciones y asociaciones profesionales pueden prestar su ficha o enviar su programa con su newsletter.
El comité científico y los ponentes podrán comunicar sobre el congreso en otros congresos donde sean ponentes, con expositores (como clientes). [...]
Haga acuerdos con otros organizadores de conferencias sobre el mismo tema para que transmitan su programa.